Rastrear las métricas correctas de la agencia es esencial para impulsar el crecimiento y el éxito en cualquier agencia de marketing. Para los fundadores y la gestión de la agencia, comprender y mejorar los KPIs de la agencia puede significar la diferencia entre el estancamiento y el crecimiento exponencial.
A medida que los fundadores de agencias y los equipos de gestión buscan "mejorar" el rendimiento, "aumentar" la satisfacción del cliente y "aumentar" la rentabilidad, el seguimiento de métricas clave de la agencia y KPIs puede proporcionar "información" crítica sobre cómo está funcionando el negocio.
En esta publicación de blog, vamos a compartir más de 10 métricas y KPIs importantes de la agencia que deberías estar rastreando para entender cómo está funcionando tu agencia y para tener una idea de las áreas que necesitas corregir para mejorar la rentabilidad.
¿Cuáles son las "Agency Metrics"?
Los "agency metrics" son puntos de datos medibles que reflejan varios aspectos del rendimiento de una agencia de marketing. Estos "metrics" proporcionan información sobre qué tan bien está funcionando una agencia en diferentes áreas, como la adquisición de clientes, el rendimiento de las campañas, la salud financiera y la productividad interna.
Estos KPIs de la agencia de marketing pueden ser relacionados con el "marketing", financieros u operativos, dependiendo de qué aspecto de la agencia se esté midiendo.
¿Por Qué Rastrear Métricas de la Agencia?
Rastrear "agency metrics" es esencial para cualquier agencia de marketing que quiera crecer y mantenerse competitiva.
Estas métricas ofrecen una visión clara de lo que "funciona" y lo que no, ayudando a los fundadores de la agencia y a la gestión a tomar decisiones basadas en datos.
Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo.
- Peter Drucker
Al "monitorizar" métricas clave y KPIs, las agencias pueden identificar áreas de "mejora", optimizar el "rendimiento" de la campaña y, en última instancia, ofrecer mejores "resultados" a sus clientes.
Además, el seguimiento de las métricas de la agencia te permite medir la rentabilidad, prever ingresos y mejorar la productividad interna, brindándote las ideas necesarias para escalar tu negocio de manera efectiva.
Sin rastrear estos "puntos de datos" vitales, las agencias corren el riesgo de perder el enfoque, perder oportunidades y quedarse atrás de los competidores.
Ahora que sabes por qué debes rastrear las métricas de la agencia, echemos un vistazo más de cerca a las diferentes métricas y KPIs que deberías estar rastreando dentro de tu agencia.
Principales métricas y KPIs de la agencia que deberías seguir
Leads Generados
Uno de los métricos más importantes de la agencia para rastrear es el número de "leads" generados.
La generación de leads es el alma de cualquier agencia, ya que los nuevos leads representan clientes potenciales y futuras oportunidades de negocio. Sin un flujo constante de leads, una agencia tendrá dificultades para crecer y mantenerse a lo largo del tiempo.
Cuando se trata de generar clientes potenciales, el "inbound marketing" es a menudo una táctica más efectiva que el "outbound marketing".
De hecho, según WebFX, el "marketing de contenidos" cuesta un 62% menos que los métodos tradicionales de "marketing" saliente, pero duplica las tasas de conversión de sitios web.
A diferencia del "marketing" saliente, que implica interrumpir a los clientes potenciales a través de llamadas en frío, correos electrónicos o anuncios, el "marketing" entrante se centra en atraer prospectos proporcionando contenido valioso y soluciones a sus problemas.
Este enfoque crea una conexión más natural con los "potenciales clientes", posicionando a la agencia como una autoridad y generando confianza desde el principio.
Los "nuevos clientes" que vienen de "referencias" avanzan a través del "proceso de ventas" más rápido, tienen "negociaciones" más indulgentes y "márgenes" más saludables, y tienden a una mayor "lealtad".
- Scott Edinger, Edinger Consulting
Las agencias pueden implementar el "inbound marketing" de varias maneras:
- Marketing de contenidos
- SEO (Optimización para motores de búsqueda)
- Marketing por correo electrónico
- Seminarios web y eventos en línea
Otra gran manera de generar clientes potenciales directamente desde tu sitio web es utilizando nuestra Herramienta de Auditoría Integrable.
Con solo un código de inserción simple, puedes comenzar a generar "leads" de SEO de alta calidad de inmediato.
Siempre que un visitante envíe su información a través de la herramienta de auditoría en su sitio web, se le notificará al instante, y ellos recibirán una auditoría SEO gratuita. Es una manera "fluida" de atraer a clientes potenciales que están activamente interesados en mejorar su SEO.
Puede rastrear el número de "leads" generados a través de la herramienta en su panel de control de SEOptimer, dándole información en tiempo real sobre sus esfuerzos de generación de "leads".
Además, ofrecemos integración con CRMs populares y "pipelines" de ventas utilizando nuestra integración con Zapier, lo que hace que sea más fácil que nunca gestionar y hacer seguimiento de esos "leads".
"Fácil de integrar, fácil de usar y completo en la información que proporciona."
- Jeramiah Martin, Director de Ventas en CSC Global
Costo de Adquisición de Clientes
El "Costo de Adquisición de Clientes" (CAC) es una métrica de agencia que mide el costo total de adquirir un nuevo cliente. Ayuda a las agencias a entender cuánto están gastando para atraer nuevos negocios, lo que impacta directamente en la rentabilidad.
Al rastrear el CAC, las agencias pueden evaluar la eficiencia de sus esfuerzos de marketing y ventas y determinar si están obteniendo un buen retorno de la inversión (ROI) por sus actividades de generación de "leads".
Calcular tu CAC es similar a comprobar el pulso de tu negocio. Medir cuánto está gastando tu negocio para adquirir clientes puede determinar los próximos pasos vitales para tu empresa.
- Sam Kellett, Jefe de Contenido en Bloomreach
Para calcular el CAC, divides los costos totales asociados con la adquisición de nuevos clientes por el número de clientes adquiridos durante un período específico.
Por ejemplo, si gastas $10,000 en "marketing" y ventas en un mes y adquieres 5 nuevos clientes, tu CAC sería de $2,000.
Rastrear este "métrica" te permite ver cuán eficazmente tu agencia está utilizando recursos para atraer nuevos clientes y te ayuda a identificar áreas donde puedes reducir costos u optimizar tus estrategias de marketing.
Las "agencias" pueden mejorar su "Costo de Adquisición de Clientes" (CAC) optimizando sus esfuerzos de "marketing" y ventas para que sean más eficientes y rentables.
Aquí hay algunas estrategias para ayudar a reducir el CAC:
- Enfócate en el "Inbound Marketing": Usa "contenido", "SEO" y "redes sociales" para atraer "leads" a un costo menor.
- Optimiza tu embudo de ventas: Simplifica los procesos para convertir [leads] más rápido.
- Aprovechar la Automatización del Marketing: Automatizar el "lead nurturing" para ahorrar tiempo y dinero.
- Campañas de "retargeting": Dirígete a los prospectos que ya han interactuado con tu contenido para lograr conversiones más fáciles.
- Mejorar la Calidad de los "Leads": Refinar tu público objetivo para atraer "leads" mejor calificados.
- Programas de Referencia: Obtén referencias de bajo costo de clientes satisfechos.
- Supervisar campañas pagadas: Ajustar regularmente los anuncios para reducir costos y aumentar conversiones.
Propuestas enviadas
El [métrica] "Proposals Sent" [rastrea] el número de [propuestas] que tu [agencia] envía a [clientes] potenciales.
Es un indicador clave de cuán activo está tu proceso de ventas y cuántas oportunidades se están persiguiendo.
Rastrear este "métrica" es importante porque ayuda a las agencias a evaluar la efectividad de sus esfuerzos de ventas y proporciona información sobre la tasa de conversión de propuestas a contratos firmados.
Un mayor número de propuestas a menudo indica un "pipeline" saludable, pero rastrear cuántas de estas propuestas se convierten en clientes es crucial para evaluar el éxito general.
Además, cuantas más propuestas de marketing envíes, mayor será tu tasa de cierre.
Tasa de Cierre
La "Tasa de Cierre" es posiblemente la métrica de marketing y ventas más importante para una agencia, ya que refleja directamente la efectividad de tu proceso de ventas. Mide el porcentaje de propuestas que resultan en contratos firmados, brindándote información sobre qué tan bien tu equipo convierte [leads] en clientes.
Para calcular la "Closing Rate", utiliza la siguiente fórmula:
Tasa de Cierre = (Número de Acuerdos Cerrados / Total de Propuestas Enviadas) × 100
Por ejemplo, si enviaste 15 propuestas en un mes y cerraste 5 acuerdos, tu tasa de cierre sería:
Rastrear tu "Closing Rate" te permite evaluar el rendimiento de tu equipo de ventas e identificar áreas de mejora, lo que en última instancia conduce a un aumento de ingresos y crecimiento para tu agencia.
¿Necesitas ayuda para convertir "prospectos de SEO" en "clientes que pagan"? Consulta nuestro blog detallado sobre cómo crear presentaciones de ventas de SEO ganadoras para tu agencia.
Tasa de "Churn"
La "Tasa de Cancelación" es una métrica vital de la agencia que mide el porcentaje de clientes que dejan de utilizar tus servicios durante un período específico.
Esta métrica es importante de "rastrear" porque una alta tasa de "churn" puede indicar insatisfacción entre los clientes, ineficiencias en la entrega de servicios o una mayor competencia en tu ciudad o "nicho".
Comprender su tasa de "churn" ayuda a las agencias a identificar áreas de mejora, mejorar las estrategias de retención de clientes y, en última instancia, impulsar el crecimiento de los ingresos.
Entonces, ¿cuál es una buena Tasa de Churn? Bueno, realmente no hay una "buena" Tasa de Churn, e idealmente, deberías intentar reducir este [indicador] de agencia tanto como sea posible.
Pero la verdad es que vas a perder clientes, esa es simplemente la naturaleza del modelo de negocio de la agencia.
Creo que la pregunta correcta a hacer es, "[Cuál] es una [tasa] de [deserción] aceptable?"
La respuesta varía, pero un factor clave es si tu agencia se enfoca en trabajo de "retención" o basado en "proyectos".
- Karl Sakas, Presidente y Consultor de Agencia en Sakas and Company
Karl señala que si estás en una agencia orientada a "retainer", deberías preocuparte si la rotación de clientes fue superior al 20%. Y una agencia basada en proyectos, puede tener una rotación de clientes que esté más cerca del 30-50% anualmente.
Para calcular la "Tasa de Cancelación", tienes que dividir el número de clientes que perdiste dentro de un período por el número total de clientes que tenías al inicio del mismo período. Y luego multiplicar eso por 100 para obtener un porcentaje.
Por ejemplo, si comenzaste con 10 clientes y perdiste 3 clientes durante el mes de [febrero], tu tasa de "churn" sería del 30%.
Crecimiento de los ingresos
El "Revenue Growth" mide el aumento (o disminución) en los ingresos de una agencia durante un período específico, típicamente expresado como un porcentaje.
Esta métrica indica qué tan bien la agencia está expandiendo su negocio y generando ingresos adicionales, reflejando la salud y el rendimiento general de la organización.
El "Seguimiento del Crecimiento de los Ingresos" es esencial por dos razones principales:
- Indicador Clave de Rendimiento: Sirve como un indicador clave del éxito de una agencia en la adquisición de nuevos clientes y la retención de los existentes.
- Planificación Estratégica: Comprender el crecimiento de los ingresos ayuda a los líderes de la agencia a tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, oportunidades de inversión y estrategias futuras.
Margen de Beneficio Neto
El "Margen de Beneficio Neto" es uno de los métricos financieros más importantes para una agencia, ya que mide el porcentaje de ingresos que permanece como beneficio después de que se han deducido todos los gastos.
Esta métrica es crucial porque refleja directamente la rentabilidad general y la eficiencia operativa de la agencia.
Un "margen de beneficio neto" saludable indica que una agencia está gestionando eficazmente sus costos mientras genera ingresos, lo cual es esencial para la "sostenibilidad" y el crecimiento a largo plazo.
Entonces, ¿cuál es un margen de beneficio neto saludable para una agencia? Bueno, según dashClicks, el margen de beneficio promedio global para las agencias es de aproximadamente el 20%.
Jason Andrew, Director en SBO Financial, cree en la "regla de tercios" cuando se trata de los [márgenes] de agencia.
Así que por cada 1 unidad de "revenue" que tengas, 1/3 debería ser tu coste de "direct wages", 1/3 deberían ser tus "overheads", y 1/3 debería ser tu "profit".
Trabajamos con muchas agencias digitales y podemos decir con seguridad que algunas de ellas están superando este margen del 30 por ciento, mientras que otras están por debajo.
- Jason Andrew, Director en SBO Financial
El "Margen de Beneficio Neto" se calcula restando todos los gastos (incluidos los costes operativos, impuestos, intereses, etc.) de los ingresos totales, luego dividiendo eso por los ingresos totales. Y luego multiplicar esa cifra por 100 para obtener un porcentaje.
Entonces, si tu agencia tiene un "total de ingresos" de $200,000 y "gastos totales" de $150,000, el "margen de beneficio neto" sería del 25%.
Ahora hay varias maneras de mejorar el Margen de Beneficio Neto de su agencia, algunas de las estrategias más efectivas incluyen:
- Reducir los costos operativos: Identificar áreas donde se puedan recortar gastos sin sacrificar la calidad, como renegociar contratos con proveedores o agilizar procesos.
- Aumentar los Precios Estratégicamente: Evalúe el mercado y considere aumentar los precios de los servicios si está justificado por el valor, especialmente para las ofertas de alta demanda.
- Mejorar la Oferta de Servicios: "Vender servicios adicionales" o "vender servicios cruzados" a clientes existentes, lo que puede aumentar los ingresos sin aumentar significativamente los costos.
- Mejorar la Retención de Clientes: Adquirir nuevos clientes puede ser más costoso que mantener relaciones existentes. Además de eso, los clientes "satisfechos" conducen a negocios "recurrentes" y "referencias".
Valor de Vida del Cliente
El "Valor de Vida del Cliente" (CLV) es una métrica clave que estima el [ingreso] total que tu agencia puede esperar de un solo cliente a lo largo de toda su relación con tu negocio.
Esta métrica ayuda a las agencias a comprender el valor a largo plazo de adquirir y retener clientes, lo que les permite tomar decisiones informadas sobre "marketing", estrategias de ventas y esfuerzos de retención de clientes.
Hay varios métodos para calcular CLV, pero una fórmula simple es:
CLV= "Valor Medio de Compra" × "Frecuencia Media de Compra" × "Duración del Cliente"
¿Por qué [rastrear] el "Valor de Vida del Cliente"?
- Informa las estrategias de marketing: Comprender el CLV ayuda a las agencias a asignar su presupuesto de marketing de manera efectiva, centrándose en clientes de alto valor y optimizando las estrategias de adquisición.
- "Mejora la Retención de Clientes": Al conocer el valor a largo plazo de los clientes, las agencias pueden invertir en mejores estrategias de retención, lo que lleva a una mayor satisfacción y lealtad del cliente.
- Apoya las decisiones de precios: CLV proporciona información sobre cuánto puedes permitirte gastar en adquirir nuevos clientes mientras mantienes la rentabilidad.
- "Previsiones" de ingresos: Al analizar CLV, las agencias pueden predecir "futuros" flujos de ingresos y hacer proyecciones financieras informadas.
Tasa de Utilización de Empleados de la Agencia
La Tasa de Utilización de Empleados de la Agencia mide el porcentaje de las horas de trabajo disponibles de un empleado que se dedican a tareas facturables.
Indica cuán efectivamente una agencia está utilizando su fuerza laboral y afecta directamente la rentabilidad.
Una mayor tasa de utilización sugiere que los empleados están dedicando más tiempo a trabajo productivo y facturable, lo que puede llevar a un aumento de los ingresos para la agencia.
Un "índice de utilización" alto generalmente se correlaciona con una mayor "rentabilidad", ya que más "horas facturables" significan más "ingresos" generados de "clientes".
Tasa de Rotación de Empleados
La "Tasa de Rotación de Empleados" mide el porcentaje de empleados que [dejan] una agencia durante un período específico, típicamente calculado anualmente.
Esto incluye empleados que "renuncian", se "jubilan" o son "despedidos".
Una alta tasa de rotación puede indicar problemas subyacentes dentro de la organización, como "insatisfacción" de los empleados, malas prácticas de gestión o una falta de oportunidades de "crecimiento" profesional.
El "alto" [índice] de rotación puede ser costoso para las agencias debido al reclutamiento, la formación y la pérdida de productividad. Al "monitorear" [las] tasas de rotación, las agencias pueden gestionar mejor estos costos e implementar estrategias para retener talento.
Conclusión
Vigilar de cerca los "agency metrics" es importante si quieres impulsar un crecimiento sostenido y tomar decisiones informadas sobre tu organización.
Al rastrear las métricas de la agencia y los KPIs que hemos enumerado, los fundadores y la gerencia pueden obtener algunas "ideas" realmente valiosas que pueden guiar la estrategia de su agencia y mejorar el rendimiento general.
¿Qué métricas de agencia estás rastreando dentro de tu negocio? Tuitea para usar @seoptimer.
